Trong các khu dân cư, việc tuân thủ các thủ tục chính thức đôi khi gây khó khăn cho việc đưa ra quyết định nhanh chóng. Tuy nhiên, việc này lại bảo vệ các thành viên tình nguyện.
Theo luật, sự miễn trừ trách nhiệm cho các tình nguyện viên chỉ áp dụng cho những hành động “trong phạm vi” nhiệm vụ của họ. Nếu tình nguyện viên bỏ qua quy trình phê duyệt và tự ý hành động, họ có thể không được bảo vệ bởi luật pháp hoặc bảo hiểm của khu dân cư.
Các khu dân cư được coi là một thực thể pháp lý, và chỉ có hội đồng quản trị mới có quyền hành động thay mặt cho khu dân cư. Các quyết định của hội đồng cần được ghi chép lại bằng văn bản. Biên bản cuộc họp là bằng chứng cho thấy một cam kết pháp lý thuộc về khu dân cư. Nếu không có biên bản ghi lại quyền hạn, tình nguyện viên có thể gặp khó khăn trong việc chứng minh rằng một thỏa thuận với nhà cung cấp dịch vụ là của khu dân cư, chứ không phải trách nhiệm cá nhân của họ.
Luật pháp quy định rõ về quyền hạn của các khu dân cư. Nếu một thành viên hội đồng quản trị hành động vượt quá quyền hạn mà không có sự chấp thuận của hội đồng, đó không được coi là hành động của khu dân cư, và thành viên đó sẽ phải tự chịu trách nhiệm.
Trong những tình huống khẩn cấp, hội đồng quản trị có thể đưa ra quyết định thông qua email. Tuy nhiên, quyết định này cần được phê duyệt chính thức và ghi lại trong biên bản cuộc họp sớm nhất có thể.
Luật Mở về Hội Họp (Open Meeting Act) của California quy định nhiều thủ tục quản lý bắt buộc, bao gồm thông báo trước về các cuộc họp, cấm các hành động ngoài cuộc họp, hạn chế sử dụng các phiên họp kín và yêu cầu cung cấp biên bản dự thảo kịp thời.
Việc hội đồng quản trị vi phạm Luật Mở về Hội Họp có thể khiến các quyết định của họ bị thách thức về mặt pháp lý, vì chúng có thể bị coi là vượt quá thẩm quyền của khu dân cư.
Do đó, các thành viên hội đồng quản trị nên thận trọng và đảm bảo rằng mọi hành động đều được thực hiện theo đúng quy trình để bảo vệ bản thân và khu dân cư.
Theo Kelly G. Richardson, một chuyên gia về luật khu dân cư, các thành viên hội đồng quản trị nên tuân thủ các quy tắc và quy trình để tránh các rủi ro pháp lý.
