Ủy viên Hội đồng Quận Williamson đã thông qua kế hoạch cập nhật nhằm bảo tồn và phục hồi các hồ sơ lưu trữ tại cuộc họp ngày 23 tháng 9. Sự chấp thuận này diễn ra trước khi một số hoạt động của quận được chuyển vào một tòa nhà hành chính mới vào năm tới.
Về kế hoạch
Vì phần lớn các hồ sơ vĩnh viễn của quận là giấy tờ, đội ngũ lưu trữ đang làm việc để số hóa và bọc kín vật lý các hồ sơ này nhằm bảo vệ chúng khỏi bị trộm cắp, thất lạc và hư hỏng. Kế hoạch lưu trữ hồ sơ cũng cho phép cư dân truy cập các hình ảnh và tài liệu lịch sử trực tuyến. Theo Thư ký Quận Nancy Rister, các tài liệu của quận bao gồm các vụ án tòa án, hồ sơ kết hôn, di chúc, giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu và hồ sơ thuế, bầu cử.
Phòng lưu trữ chi trả chi phí bảo tồn hồ sơ bằng phí lưu trữ, tối đa 10 đô la áp dụng cho một đơn vị hoặc cá nhân khi ghi lại hoặc nộp hồ sơ công khai vào Văn phòng Thư ký Quận, không bao gồm hồ sơ tòa án.
Cập nhật
Đội ngũ lưu trữ tiếp tục làm việc để bảo tồn hồ sơ chứng thực di chúc, một dự án dự kiến sẽ hoàn thành vào cuối năm nay, theo bà Rister. Các hồ sơ công khai này cho thấy tòa án chứng thực di chúc quản lý tài sản của người đã khuất để đảm bảo thanh toán nợ và phân chia tài sản. Các hình ảnh của tất cả các tài liệu chứng thực di chúc cho đến năm 1984 đã hoàn thành, và 10.850 trường hợp chứng thực di chúc còn lại sẽ được hoàn tất vào tháng 12, theo tài liệu của quận.
Hiện tại, Văn phòng Thư ký Quận hoạt động tại một tòa nhà ở 405 Martin Luther Jr. King St. Do khối lượng lớn các tài liệu vĩnh viễn, không gian lưu trữ đang trở thành vấn đề, theo kế hoạch lưu trữ 2025-26.
Các bước tiếp theo
Phòng Hồ sơ của Thư ký Quận, cùng với các hoạt động khác của quận, sẽ chuyển vào Tòa nhà Hành chính Mới Quận Williamson vào năm tới. Cơ sở rộng 120.000 feet vuông này nằm trên khu đất rộng 170 mẫu Anh gần Southwestern Boulevard và SE Inner Loop ở Georgetown.
Bà Rister cho biết: “Vì chúng tôi bị kẹt trong quá nhiều phòng nhỏ, nên rất khó để biết chúng tôi đã làm được gì và chưa làm được gì. Vì vậy, khi chúng tôi chuyển đi, chúng tôi hy vọng… trong thư viện nghiên cứu lớn này, chúng ta có thể tận dụng không gian lưu trữ và đưa tất cả các cuốn sách mà chúng tôi đã hoàn thành ra đó.”
Thông tin này được trích từ Community Impact Newspaper.
