PDF (Portable Document Format) là một trong những định dạng tập tin được sử dụng rộng rãi nhất để lưu trữ và chia sẻ tài liệu. Định dạng này rất hữu ích vì nó là một định dạng phổ quát, duy trì bố cục, phông chữ, màu sắc và hình ảnh bất kể thiết bị được sử dụng để đọc chúng. Nhiều người dùng PDF để gửi sơ yếu lý lịch, biên lai, vé, hợp đồng và giấy tờ học sinh vì chúng đảm bảo tài liệu sẽ có hình thức giống nhau bất kể ai mở chúng.
Hơn nữa, không giống như các định dạng độc quyền, chẳng hạn như docx, xlsx và pptx, chúng ít có khả năng bị biến mất. Chúng cũng là một trong những tệp dễ bảo mật và mã hóa nhất trong trường hợp bạn đang gửi thông tin nhạy cảm.
Tin vui là bạn có thể chuyển đổi hầu như bất kỳ tài liệu văn bản hoặc hình ảnh nào thành PDF. Hãy xem xét một số cách phổ biến để thực hiện việc này.
LƯU TẬP TIN DƯỚI DẠNG PDF TRÊN MÁY TÍNH
Nếu bạn đang sử dụng Windows hoặc Mac, có một tùy chọn tích hợp cho phép bạn lưu tệp dưới dạng PDF chỉ với một vài cú nhấp chuột. Phương pháp này thường hoạt động trên các tệp như tài liệu văn bản, hình ảnh và email.
WINDOWS
Bạn có thể sử dụng chức năng in trong nhiều ứng dụng Windows để lưu tệp dưới dạng PDF.
- Mở tệp trong ứng dụng mặc định của nó.
- Nhấp vào Tệp > In, nhấp vào biểu tượng máy in hoặc nhấn Ctrl + P.
- Trong cửa sổ hộp thoại in, chọn Microsoft Print to PDF trong menu thả xuống Máy in.
- Nhấp vào In.
MAC
Giống như Windows, nhiều ứng dụng macOS cho phép bạn lưu tệp dưới dạng PDF khi in chúng.
- Mở tệp trong ứng dụng mặc định của nó.
- Nhấp vào Tệp > In, nhấp vào biểu tượng máy in hoặc nhấn Command + P.
- Trong cửa sổ hộp thoại in, nhấp vào PDF ở góc dưới bên trái và chọn nơi lưu.
- Nhấp vào Lưu.
CHROMEBOOK
Cho dù bạn đang xem tài liệu, hình ảnh hay trang web (ngay cả trong một ứng dụng Android), miễn là ứng dụng bạn đã mở nó hỗ trợ in, bạn có thể lưu nó dưới dạng PDF.
- Mở tệp.
- Nhấp vào Tệp > In, nhấp vào biểu tượng máy in hoặc nhấn Ctrl + P.
- Trong cửa sổ hộp thoại in, chọn Lưu dưới dạng PDF trong menu thả xuống Điểm đến để chọn máy in.
- Nhấp vào Lưu.
LƯU TẬP TIN DƯỚI DẠNG PDF TRÊN THIẾT BỊ DI ĐỘNG
Trên Android và iPhone, bạn có thể khai thác chức năng chia sẻ để lưu tệp dưới dạng PDF. Nó cũng chỉ mất một vài thao tác.
ANDROID
Có một số cách để xuất một tệp dưới dạng PDF trên Android, với tùy chọn dễ nhất là chức năng in khi chia sẻ nó. Cài đặt có thể khác nhau tùy thuộc vào nhà sản xuất điện thoại Android của bạn.
- Mở tệp trong ứng dụng mặc định.
- Chạm vào biểu tượng Chia sẻ.
- Chạm vào In.
- Chạm vào nút PDF để tải xuống.
IPHONE
Trên iPhone, bạn có thể lưu tệp dưới dạng PDF trong các ứng dụng như Ảnh, Tệp và Ghi chú. Dưới đây là các bước chung:
- Mở tệp.
- Chạm vào biểu tượng Chia sẻ.
- Chạm vào In để xem bản xem trước PDF của tệp.
- Chạm vào biểu tượng Chia sẻ.
- Chạm vào Lưu vào Tệp.
- Sau đó, chạm vào Lưu ở góc trên bên phải màn hình.
LƯU TỆP DƯỚI DẠNG PDF TRÊN CÁC ỨNG DỤNG VÀ DỊCH VỤ ĐÁM MÂY
Nhiều ứng dụng và dịch vụ trực tuyến cung cấp các công cụ tích hợp để chuyển đổi tệp sang định dạng PDF, cho dù bạn đang sử dụng các bộ ứng dụng văn phòng phổ biến hay các dịch vụ dựa trên đám mây. Hãy xem các tùy chọn có sẵn trên các nền tảng khác nhau.
Nếu bạn đang sử dụng các ứng dụng Microsoft Office, chẳng hạn như Word, Excel và PowerPoint, bạn chỉ cần lưu tệp dưới dạng PDF.
- Mở tệp.
- Nhấp vào Tệp > Lưu dưới dạng.
- Bên dưới vị trí sẽ lưu PDF, đặt menu thả xuống loại tệp thành PDF.
- Nhấp vào Lưu.
Đối với các ứng dụng Google Workspace, chẳng hạn như Docs, Sheets và Slides, bạn có thể tải xuống chúng dưới dạng PDF:
- Mở tệp.
- Nhấp vào Tệp
- Sau đó nhấn Tải xuống,
- Tiếp theo, nhấp vào Tài liệu PDF.
Nếu bạn muốn lưu trang web trong các trình duyệt như Chrome, Edge và Firefox, hãy làm theo các bước bên dưới:
- Mở trang web.
- Nhấp vào biểu tượng ba chấm hoặc biểu tượng ba dòng ở góc trên cùng bên phải.
- Nhấp vào In.
- Đặt Máy in hoặc Điểm đến thành Lưu dưới dạng PDF.
- Nhấp vào Lưu.
Trong Adobe Acrobat Reader, hãy làm theo các bước bên dưới (hãy nhớ rằng bạn cần có đăng ký cao cấp để sử dụng tính năng này):
- Mở tệp trong Adobe Acrobat Reader. Nó sẽ tự động được chuyển đổi thành PDF.
- Nhấn Ctrl + S trên Windows hoặc Command + S trên Mac để lưu PDF.
Những người ghi chú như Evernote, OneNote và Notion cũng cho phép bạn xuất tệp dưới dạng PDF. Ví dụ, trong Notion, bạn phải thực hiện theo cách này:
- Nhấp vào biểu tượng ba chấm ở góc trên bên phải.
- Nhấp vào Xuất.
- Chọn PDF trong menu thả xuống Định dạng xuất.
- Nhấp vào Xuất.
CHUYỂN ĐỔI TỆP THÀNH PDF TRỰC TUYẾN
Bạn có thể chuyển đổi các tệp thành PDF bằng các công cụ chuyển đổi trực tuyến. Để chuyển đổi tệp thành PDF bằng CloudConvert, hãy làm theo các bước bên dưới:
- Truy cập https://cloudconvert.com/
- Nhấp vào Chọn Tệp.
- Chọn tệp bạn muốn chuyển đổi trên máy tính hoặc điện thoại của bạn.
- Chọn PDF trong menu thả xuống Chuyển đổi thành. Bạn có thể tải lên nhiều tệp.
- Nhấp vào Chuyển đổi.
- Nhấp vào Tải xuống.
Mặc dù các trang web này cung cấp một phương tiện thuận tiện để chuyển đổi tệp sang PDF, nhưng tốt nhất là nên tránh tải lên các tài liệu nhạy cảm như tờ khai thuế, hồ sơ y tế, báo cáo tài chính, hợp đồng pháp lý hoặc tài liệu nhận dạng cá nhân. Đó là bởi vì chúng có thể lưu trữ các bản sao của các tệp đó trên máy chủ của họ, điều đó có nghĩa là chúng có thể dễ bị vi phạm bảo mật hoặc truy cập trái phép. Đối với những điều này, hãy sử dụng các công cụ tích hợp hoặc ứng dụng đáng tin cậy (bất kỳ công cụ nào được đề cập ở trên đều sẽ hoạt động).
LƯU TÀI LIỆU VẬT LÝ DƯỚI DẠNG TẬP TIN PDF
Bạn sẽ tìm thấy nhiều ứng dụng để quét tài liệu và lưu chúng dưới dạng PDF trên Android và iPhone. Cái tốt nhất thường được nhắc đến là Adobe Scan, mà bạn có thể tải xuống trên App Store hoặc Google Play.
Dưới đây là cách sử dụng nó.
- Mở Adobe Scan.
- Nếu bạn mở nó lần đầu, bạn sẽ cần đăng nhập bằng tài khoản Apple (chỉ dành cho iPhone), Google hoặc Facebook.
- Chạm vào vòng tròn màu trắng ở giữa dưới cùng của màn hình để quét tài liệu.
- Chạm vào Lưu PDF ở góc dưới bên phải.
LÀM VIỆC VỚI PDF
Khi bạn đã lưu tệp của mình dưới dạng PDF, bạn có thể muốn thực hiện các hành động khác nhau để làm cho nó hữu ích hoặc bảo mật hơn. Dưới đây là cách làm việc với các tệp PDF của bạn một cách hiệu quả.
KẾT HỢP PDF
Bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến để kết hợp PDF miễn phí.
- Trên máy tính của bạn, hãy truy cập https://acrobat.adobe.com/link/acrobat/combine-pdf.
- Kéo và thả các tệp PDF bạn muốn kết hợp vào cửa sổ trình duyệt.
- Bạn có thể sắp xếp lại các tệp PDF bằng cách kéo chúng đến vị trí bạn muốn.
- Nhấp vào Kết hợp ở góc trên bên phải.
NÉN PDF
Adobe cũng có một công cụ trực tuyến mà bạn có thể sử dụng miễn phí để nén PDF.
- Trên máy tính của bạn, hãy truy cập https://www.adobe.com/acrobat/online/compress-pdf.html.
- Kéo và thả PDF bạn muốn nén vào cửa sổ trình duyệt.
- Nhấp vào Nén ở góc dưới bên phải.
BẢO VỆ PDF CỦA BẠN BẰNG MẬT KHẨU
Bạn cũng có thể bảo vệ bằng mật khẩu cho PDF của mình miễn phí trên trang web của Adobe bằng cách làm theo các bước bên dưới.
- Trên máy tính của bạn, hãy truy cập https://acrobat.adobe.com/link/acrobat/protect-pdf.
- Kéo và thả PDF bạn muốn nén vào cửa sổ trình duyệt.
- Nhập mật khẩu trong phần Đặt mật khẩu. Nhập cùng một mật khẩu trong phần Xác nhận mật khẩu.
- Nhấp vào Đặt mật khẩu ở góc dưới bên phải.
KÝ PDF
Có rất nhiều cách để ký một tài liệu và cách dễ nhất là sử dụng Adobe Acrobat Reader.
- Mở PDF trong Adobe Acrobat Reader trên máy tính của bạn.
- Chọn tab E-sign.
- Nhấp vào Thêm chữ ký hoặc Thêm chữ ký tắt trong phần ĐIỀN VÀ TỰ KÝ của menu bên trái.
- Nhập chữ ký hoặc chữ viết tắt của bạn trong cửa sổ hộp thoại. Bạn cũng có thể vẽ nó nếu bạn có bảng vẽ đồ họa hoặc thêm hình ảnh của nó. Chỉ cần chuyển sang tab Vẽ hoặc Hình ảnh.
- Nhấp vào Áp dụng.
- Trong thanh công cụ ở bên trái khu vực tài liệu, nhấp vào biểu tượng bút.
- Chọn chữ ký hoặc chữ viết tắt của bạn trong menu xuất hiện ở bên phải.
- Đặt con trỏ của bạn, giờ sẽ trông giống như chữ ký hoặc chữ viết tắt của bạn, nơi bạn muốn ký và nhấp để chèn chữ ký.
Theo Kurt Knutsson của Fox News.
